采购已经确认，原型号临时无法供应，换一款外观接近的产品看似省事，却可能把耗材、接口和操作资料全部换掉。替代方案应作为一次明确的变更来确认。
先写下哪些要求不能变化
从实际用途出发，列出必须满足的条件与可以协商的差异。例如摆放空间、供电条件、操作方式和已经采购的耗材。不要先接受“同功能”，再回头寻找它是否满足需要。
把旧款和候选款并排记录
分别填写型号、版本、关键配置、附件和资料来源。饮水机看起来相似，水泵、滤芯与水盘结构仍可能不同；容量等单项数值接近，也不能说明整套部件通用。
BJ-PF20宠物饮水机水盘与储水结构。图片来源：小莱产品资料。
重新检查与现有安排的衔接
若涉及应用、配件、培训或售后流程变化，逐项列出影响。已制作的网站资料、标签或库存编号也需要核对，避免对外仍展示旧款而实际交付新款。
得到确认后再执行变更
将差异表和当前资料交给需要作决定的相关方，保留确认结果。未确认的项目继续标待确认，不把发出候选资料等同于已同意替换，也不将旧样品的验证结果移给新型号。